Especialista aponta falhas mais comuns na elaboração de emails corporativos

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Comunicação clara, assertiva e sem ruídos é sempre um desafio nas empresas, principalmente na troca de emails. A princípio, escrever emails pode soar como tarefa simples e rotineira, mas falhas na elaboração das mensagens podem causar transtornos, retrabalhos, mal entendidos, quebras de contrato e até mesmo comprometer os relacionamentos entre líderes, equipes, clientes e colaboradores.

O alerta é de Vivian Rio Stella, Doutora em Linguística pela Unicamp e diretora da empresa de treinamento executivo VRS Cursos, de São Paulo. “Todo cuidado é pouco”, diz a especialista. “A troca de emails corporativos deve obedecer a critérios muito claros ou tende a tornar-se terreno fértil para armadilhas que impactam tanto negócios quanto a imagem de quem escreve errado”, diz a especialista.

Com base em sua experiência de mais de dez anos como consultora e coaching na área, Vivian lista 4 pontos em que executivos de empresas de diferentes portes e segmentos mais falham ao se comunicar via email. Confira se você já não caiu em um deles:

1. Não deixar claro o propósito do email
Talvez se queira pedir aumento de preço ou alterar características de um serviço, mas por receio de “ferir os brios” do outro lado se foca nas frases de cortesia, deixando a mensagem ambígua; outra situação é aquela em que a pessoa de fato não escreve bem – e se torna exercício de advinhação decifrar o email.

2. Detalhar demais as informações
É um tipo de erro semelhante ao anterior – porém, aqui, a falha se dá pelo excesso. Usando o mesmo exemplo de aumento de preço, depois de 3 parágrafos sobre os por quês, comos e quandos, qualquer um se perde da informação central do email. Se a ideia é se comunicar, isso já não está ocorrendo.

3. Envolver muitos contatos, sem que todos precisem estar em cópia
A pseudo democracia corporativa e o desejo de manter a “todos” informados costuma causar grandes prejuízos – em especial porque o número de interações em uma troca de emails é proporcional à quantidade de pessoas copiadas. Aquela história de perder a última versão de um relatório começa assim.

4. Redigir e-mail com raiva e transparecer esse sentimento no texto
Que deselegância – e acontece com frequência. Depois não adianta reclamar que o cliente ou fornecedor não vai com a sua cara. Na verdade, você “disse” que não gosta dele, e isso é bem difícil de reverter.

Foto: Divulgação

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